Wat doe je als je het niet meer overziet wat er allemaal moet gebeuren en wat er al gebeurd is ? Natuurlijk : een to-do list ! Of inplannen met je agenda: want prestatiedruk en tijdsdruk gaan samen. Eigenlijk is de vraag: wie doet dat tegenwoordig niet ?
Druk
Ook op de werkvloer is druk de norm. Wanneer er zich dan plotseling wijzigingen voordoen in het proces – vertraging bij leverancier, machine stilstand, ziekteverzuim, stakingen of …lange files door sneeuw 😉 – is er niet of nauwelijks ruimte om te schakelen. De druk wordt dan enorm. Als er meerdere zaken tegelijkertijd of, langere tijd, na elkaar scheeflopen ten opzichte van het uitgekiende proces, wat is dan de snelste oplossing ? Natuurlijk : een to-check list ! Kortom : er worden extra taken uitgedeeld om binnen dezelfde tijd te presteren.
To-do or to-check ? That’s the question.
De tijd die je besteedt aan checklists gaat af van je productie tijd. Als dit snel leidt tot oplossingen, is het prima en laat je hiervan een automatisch systeemrapport maken.
Helaas zie je in de praktijk dat checklists niet lang bijgehouden worden. Wanneer daar wél tijd en ruimte voor blijkt te zijn, weet na een tijdje niemand meer waarom dit ook al weer opgezet was. Maar ja, wanneer beslist wie dat je met een ‘onzin’ activiteit moet stoppen?
Je kunt het laten afhangen van anderen (je manager bijvoorbeeld), maar je kunt er ook zelf pro-actief mee omgaan : In het eerste geval laat je je dus verrassen, wanneer je werk of organisatie verandert. In het tweede geval denk je kritisch mee met je werkgever en met de klant : ben ik met zinvol werk bezig (en zou ik me hiervoor belonen als ik het zelf zou betalen?) ?
Als genoeg mensen zich aanwennen net zo kritisch te zijn naar zichzelf als naar de leidinggevenden, komt er een verfrissende groepsdynamiek opgang : Een team dat ‘samen groeien’ bovenaan het lijstje heeft staan!
Hoe vertel ik het mijn baas ?
Alleen als mensen zich veilig voelen, kan er een open en respectvolle communicatie plaatsvinden. Een sterk team bouwen betekent dat de teamleider in staat is input te ontvangen en aantoont vertrouwen waardig te zijn. Hoe dan? Neem afstand van persoonlijke frustraties (ook naar elkaar) en bespreek feitelijke argumenten. En dat heet … Management by excellence !
Wil je hier meer over leren en toepassen ? Sparko brengt je verder !